1、 河北永昕鍋爐有限公司檔案資料采取集中管理制度，在辦公室屬下設資料室，負責公司所有各類檔案資料的建檔立卷工作，有特殊規(guī)定者除外，

2、 常用文件采用紙質(zhì)和微機存儲兩種方式。

3、 文件資料應分類保存，紙質(zhì)文件應注明類別、頁碼，形成時間和份數(shù)，分發(fā)部門和人員，微機存儲文件應注意保密性。

4、 資料室負責把各類文件、資料、檔案按類別裝訂成冊或裝入檔案袋，文件盒，編寫目錄，注明頁碼，份數(shù)、存放日期和有效期。有分發(fā)在外的注明分發(fā)的部門或人員及份數(shù)，有些資料應有適當?shù)膫浞荨?/span>

5、 各部門自存的檔案應當按照類別編寫目錄，注明頁碼、份數(shù)、形成時間，分門別類裝入檔案袋、文件盒，禁止在桌上，抽屜中亂堆亂放。檔案資料_有專人負責，設定專柜。部門自存的檔案資料在資料室不設備份的情況下，應當交一份目錄存檔備查。

6、 取用檔案_由部門領導簽字批條，經(jīng)辦公室主任批準，取用文件后簽字并注明歸還日期。

7、 圖紙、營銷計劃、客戶資料等需要加密保存的，_采取設密碼，雙人存取等形式，防止內(nèi)容泄漏。

8、 永昕鍋爐公司的印刷品，宣傳品產(chǎn)品說明書、音像資料等，保管權在資料室。取用分發(fā)等由總經(jīng)理或總工批準，隨產(chǎn)品附贈客戶的除外。

9、 規(guī)范檔案資料的清退，流轉、銷毀、交接制度，部門文件應定期清退到檔案室管理文件流轉有相關人員簽字。失效文件在報請總經(jīng)理批準后，由辦公室主持當眾銷毀。人員變動辦理交接_清點文件并在交接單上雙方簽字。